Политика за прозрачност

УТВЪРДИЛ:

СОФИЯ РАДОСЛАВОВА

АДМИНИСТРАТИВЕН РЪКОВОДИТЕЛ – ПРЕДСЕДАТЕЛ НА ОКРЪЖЕН СЪД - ШУМЕН

/утвърдена със Заповед РД-07 №69/27.06.2023 г.,

актуализирана със Заповед РД-07 №119/06.11.23 г./

ПОЛИТИКА ЗА ПРОЗРАЧНОСТ

В ОКРЪЖЕН СЪД – ШУМЕН

Съобразно Регламент (ЕС) 2016/679

В качеството си на администратор на лични данни, Окръжен съд – Шумен има задължението да представя информация в изпълнение на чл.13 и чл.14 от Общия регламент относно защита на личните данни за извършваните дейности по обработването на лични данни, целите, за които се обработват данните, мерките и гаранциите за защитата на обработваните данни, правата и начина, по който могат да се упражнят, в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/ЕО (Общ регламент относно защитата на данните), а също и в други правни актове на Европейския съюз и в законодателствата на неговите държави членки.

Данни за администратора на лични данни и Данни за контакт с администратора:

Окръжен съд - Шумен:

гр. Шумен, п.к. 9700, ул. „Съединение" № 1

Електронна поща: shos@court-sh.org

Интернет страница: www.shumen-os.justice.bg

Ивалина Иванова – Съдебен администратор, телефон: 054 /850 314;

Факс: 054/850 309; Факс: 054 / 850 322;

Данни за контакт с длъжностното лице по защита на личните данни:

Румяна Маринова – Съдебен помощник в Окръжен съд – Шумен. Електронна поща: marinova@court-sh.org; Телефон: 054/850-310;

В качеството си на администратор на лични данни, Окръжен съд - Шумен има задължение да информира какво да се очаква от него, когато обработва лична информация.

Категориите лични данни, които се събират, обработват и съхраняват в Окръжен съд – Шумен са класифицирани в регистри, както следва:

Правораздавателна дейност;
Човешки ресурси;
Контрагенти;
Вещи лица;
Съдебни заседатеали;
Искания по ЗДОИ;
Видеонаблюдение;
Посетители;
Жалби, сигнали и други искания;

Инициативи на Окръжен съд – Шумен

Регистър „Правораздавателна дейност“

Администриране на административни, граждански, наказателни и изпълнителни дела, произтичаща от съответната нормативна уредба. Правно основание: чл. 6, § 1, б. "б" и „д“ от Регламент /ЕС/ 2016/679 и чл. 49 от ЗЗДЛ, процесуалните закони, кодекси (ГПК, НПК, СК), както и от всички нормативни актове и произтичащите от тях задължения, въз основа на които съдът може да бъде сезиран. Основната цел, с която се извършва обработване на лични данни на физически лица – участници в съдебния процес, е идентифицирането им по безспорен начин, във връзка с осъществяването на законоустановени функции на Окръжен съд - Шумен в качеството му на орган на съдебната власт, осъществяващ правораздавателни функции, както и с цел обработване на делата, съобразно изискванията на процесуалните закони и Правилника за администрацията в съдилищата. Личните данни се предоставят от участниците в съдебния процес, от техните процесуални представители или от други институции, когато е необходимо.

Регистър „Човешки ресурси"

За целите на управлението на човешки ресурси, се обработват лични данни на кандидати за работа, настоящи и бивши служители на Окръжен съд - Шумен, магистрати.

В хода на дейностите по управление на човешки ресурси се обработват данни за идентификация на физическите лица, данни за образование и квалификация, данни за здравето, данни за контакт, както и други данни, изискуеми по силата на специалните закони, които регламентират трудовите правоотношения, данъчно-осигурителните правоотношения, счетоводното отчитане на дейността, безопасните и здравословни условия на труд, както и социалните въпроси.

Събраните данни се използват само за посочените по-горе цели и се предоставят на трети лица само в случаите, когато това е предвидено в закон. В такива случаи данни могат да бъдат предоставени например на НАП, Сметна палата, ГД „Инспекция по труда“ и други публични органи, с оглед техните правомощия и компетентност. Информацията не се съхранява извън ЕС и Европейското икономическо пространство. Окръжен съд - Шумен осигурява подходящите технически и организационни мерки за защита на личните данни.

Във връзка с изпълнението на трудови правоотношения се обработват само изискуемите от закона лични данни, които се съхраняват в определените от трудовото и осигурително законодателство срокове.

При процедурите по подбор на персонала се спазват изискванията на специалните закони, уреждащи тази дейност - ЗСВ, ПАС и КТ.

Окръжен съд - Шумен определя срок от три години за съхранение на лични данни на участници в процедури по подбор на персонала. Когато в процедура по подбор се изисква представянето на оригинали или нотариално заверени копия на документи, удостоверяващи физическа и психическа годност на кандидата, необходимата квалификационна степен и стаж за заеманата длъжност, субектът на данните, който не е одобрен за назначаване, може да поиска след приключване на процедурата по подбор да получи обратно представените документи. Окръжен съд - Шумен връща документите, по начина, по който са подадени.

Резултати от процедурите по подбор на персонала се публикуват на официалния сайт и определеното за целта място в сградата на съда, в съответствие с изискванията на ЗСВ, ПАС и КТ. Окръжен съд - Шумен обработва и публикува, когато това се изисква от закона, лични данни на служители и лица заемащи висши публични длъжности, в съответствие със Закона за противодействие на корупцията и за отнемане на незаконно придобитото имущество. Декларациите се съхраняват от Съдебния администратор.

Дейностите по осигуряване на здравословни и безопасни условия на труд се уреждат по договор със служба по трудова медицина по реда на Наредба № 3 от 25 януари 2008 г. за условията и реда за осъществяване дейността на службите по трудова медицина.

Данните от този регистър се обработват в изпълнение на официалните правомощия на ОС-Шумен и се извършва в съответствие с действащото законодателство. Правното основание за обработването на тези данни се съдържа в чл. 6, пар.1, б. „б" от ОРЗД, Закона за съдебната власт, Кодекса на труда, Кодекс за социално осигуряване, Закон за здравословни и безопасни условия на труд, Правилник за администрацията в съдилищата и др.

Регистър „Контрагенти"

В изпълнение на своите дейности и във връзка с правомощията си, Окръжен съд - Шумен обработва лични данни на физически лица за изпълнение на договорите, които се сключват по смисъла на ЗЗД, ЗОП, ТЗ и т.н. Доколкото във връзка с изпълнението на тези договори се обработват лични данни на отделни физически лица, за тях се обработва информация в минимален обем, достатъчна само за точното изпълнение на задълженията по съответния договор. Достъп до тази информация се предоставя на трети лица само, когато това е посочено в специален закон. Правното основание за обработването на тези данни се съдържа в чл. 6, пар.1, б. „б" от ОРЗД, Закона -за съдебната власт, Закон за обществените поръчки, Закон за задълженията и договорите, Търговски закон и др.

Регистър „Вещи лица"

В изпълнение на правомощията си и в изпълнение на своите дейности ОС-Шумен обработва лични данни на вещи лица. Достъп до тази информация се предоставя на трети лица съобразно действащите закони. Правното основание за обработването на тези данни се съдържа в чл. 6, § 1, б. "б" и „д“ от Регламент /ЕС/ 2016/679 и чл. 49 от ЗЗДЛ, Наредбата за вписването, квалификацията и възнагражденията на вещите лица, Кодекс за социално осигуряване и др.

Регистър „Съдебни заседатели“

За целите на правораздаването, ОС- Шумен обработва лични данни на съдебните заседатели. Съдебните заседатели са представители на обществеността в съдебната зала. Съдебният заседател не е съдия, но е равностоен член на състава, разглеждащ и решаващ делата. Нормативното основание за събирането им е съобразно Наредба № 7 от 28.09.2017 за съдебните заседатели. Правното основание за обработването на тези данни се съдържа в чл. 6, § 1, б. "б" и „д“ от Регламент /ЕС/ 2016/679 и чл. 49 от ЗЗДЛ, Наредба за съдебните заседатели и др. съобразно действащата нормативна уредба.

Регистър „Искания по ЗДОИ"

Във връзка с обработването на исканията по ЗДОИ, се обработва информация за отделни субекти на данни, в която може да се съдържат данни за физическа, икономическа, социална или друга идентичност на отделни лица. Окръжен съд - Шумен предоставя такава информация само и доколкото тя отговаря на целите на ЗДОИ.

Регистър „Видеонаблюдение"

В Окръжен съд - Шумен се извършва видеонаблюдение с охранителна цел. Записи от видеонаблюдението се съхраняват за срок от 1 месец. Достъп до данните имат определени служители в рамките на изпълняваните от тях служебни задължения.

Регистър „Посетители"

Обработването на лични данни на посетители на Окръжен съд - Шумен се извършва чрез служители на ГД „Съдебна охрана". Целта на събирането на лични данни е идентифициране на физически лица, посещаващи сградата на съда и контрол на достъпа.

Регистър „Жалби, сигнали и други искания"

Жалби, сигнали и други искания във връзка с упражняването на правомощията на Окръжен съд - Шумен, като правораздавателен орган, се подават по реда и условията на действащото законодателство. При обработването на информацията, съдържаща се в жалбите, сигналите и другите искания, депозирани пред Окръжен съд - Шумен, се обработват само лични данни, относими към конкретния случай. Данни, станали известни на съда в тази връзка, могат да бъдат предоставени на трети лица, само ако е предвидено в закон. Основанието за обработване на лични данни в този регистър е българското законодателство, каквото е изискването на чл. 6, пар.1, б. „в" от ОРЗД и по - конкретно Административнопроцесуалния кодекс и Закон за достъп до обществена информация.

Регистър „Инициативи на Окръжен съд - Шумен "

Личните данни в този регистър се обработват с цел информиране на обществеността за дейността на ОС- Шумен, за повишаване правната култура на гражданите, за повишаване квалификацията на студенти от специалност „Право" и провеждане на задължителен стаж и др. В този регистър се обработват лични данни на студенти от специалност „Право", ученици и студенти от гр. Шумен, участващи в инициативата „Ден на отворените врати". Окръжен съд - Шумен участва в образователни програми, като: „Съдебната власт - информиран избор и гражданско доверие, отворени съдилища и прокуратури" и др. Участието е доброволно и данните (име, възраст и училище) се обработват само за целите на посочените инициативи. Обработваните данни включват физическа и социална идентичност. Основанието за обработване на лични данни в този регистър е изразеното лично съгласие на субектите на лични данни, каквото е изискването на чл. 6, пар.1, б. „а" от ОРЗД.

Събиране на лични данни с цел предоставяне на заявени от потребителя услуги

Когато се подават жалби, заявления, искания или се депозират доказателства чрез предоставените за целта образци, както и при регистрирация в „Портал за достъп до електронни съдебни дела" на Окръжен съд - Шумен, се предоставя лична информация, която е необходима за извършване на съответната услуга. Тази информация се записва в база данни, намираща се на защитен сървър, разположен в сървърно помещение в сградата на съда. Окръжен съд - Шумен използва предоставената информация само за извършване на изисканата услуга и не се предоставя тази информация на трети лица.

Упражняване на правата по смисъла на Регламент (ЕС) 2016/679 пред Окръжен съд - Шумен в качеството му на администратор на лични данни

Всеки човек има право да упражни правата си по чл. 15-22 на Регламент (ЕС) 2016/679 пред Окръжен съд - Шумен, за личните данни, които Окръжен съд- Шумен обработва за него, а именно:

Право на достъп;
Право на коригиране на неточни или непълни данни;
Право на изтриване (правото да бъдеш забравен), ако са приложими условията на чл. 17 от РЕГЛАМЕНТ 2016/679;
Право на ограничение на обработването;
Право на преносимост на данните, ако са налице условията за преносимост по чл. 20 от РЕГЛАМЕНТ 2016/679;
Право на възражение, ако са налице условията на чл. 21 от Регламент 2016/679;
Право субектът на данни да не бъде обект на решение, основаващо се единствено на автоматизирано обработване, включващо профилиране.

При подаването на искания за упражняването на права по смисъла на Регламент (ЕС) 2016/679 пред Окръжен съд - Шумен, лицето следва да се идентифицира чрез предоставяне на документ за самоличност, чрез електронен подпис или чрез други методи и средства за идентификация.
Личните данни, обработвани във връзка с разглеждането на отделните искания ще се използват само за целите на упражняване на посочените права.

Категории получатели на лични данни извън Окръжен съд - Шумен

Окръжен съд - Шумен разкрива лични данни на трети страни и получатели само, ако те имат законово основание да ги получат. Категориите получатели на личните данни се определят за всеки конкретен случай, според законовото им основание да получат данни. Категориите получатели могат да бъдат:

държавни органи в съответствие с техните правомощия;
банки, при възникнало законово или договорно задължение;
пощенски и куриерски доставчици при адресиране на кореспонденция до физически или юридически лица.
трети страни или международни организации, само в съответствие със задължения, произтичащи от нормативни актове и само в рамките на правораздавателната дейност - при наличие на участник в съдебния процес с местоживеене в чужда държава или при изпълнение на съдебни поръчки. Предаването на лични данни към получатели в трета държава или международна организация се извършва при спазване на следните механизми:

- Решение на Европейската комисия за адекватно ниво на защита на осн. чл. 45, § 1 от Регламент /ЕС/ 2016/679 - Наличие на инструмент със задължителен характер и с изпълнителна сила на осн. чл. 46, § 2, б. „а“ от Регламент /ЕС/ 2016/679 - Разрешение на надзорния орган на осн. чл. 46, § 3, б. „б“ от Регламент /ЕС/ 2016/679

- При наличие на важни причини от обществен интерес на осн. чл. 49, § 1, б. „г“ от Регламент /ЕС/ 2016/679 - При установяване, упражняване или защита на правни претенции на осн. чл. 49, § 1, б. „д“ от Регламент /ЕС/ 2016/679 - При защита на жизненоважни интереси на субекта на данни или на други лица, когато субектът на данните е неспособен да даде своето съгласие, на осн. чл. 49, § 1, б. „е“ от Регламент /ЕС/ 2016/679

- За целите на трансфер на данни от публичен регистър при спазване на условията за справки в него на осн. чл. 49, § 1, б. „ж“ от Регламент /ЕС/ 2016/679

Срок на съхранение на данните

Като администратор на данни Окръжен съд - Шумен прилага принципа за ограничаване на съхранението и съхранява лични данни в периоди, които са подходящи за целите, за които данните се обработват, като се отчита и научно-историческото или справочното им значение. Сроковете за съхранение са определени в нормативните документи (Закон за националния архивен фонд, Закон за счетоводството, Правилник за администрацията на съдилищата). В случаите, при които срокът на съхранение на данните не е нормативно определен, същият се определя според вида на данните и целите, за които се събират и обработват. В съда се прилага Примерната номенклатура на делата със срокове за съхраняване, образувани от дейността на Окръжните и Районните съдилища. Данните по делата се съхраняват до приключването им, след което се архивират и се съхраняват в архив за сроковете, определени в ПАС.

Право на жалба до Надзорен орган.

Ако субектите считат, че техните права по Общия регламент относно защитата на данните са нарушени, имат право да подадат жалба до:

до Инспектората към Висшия съдебен съвет, когато са нарушени правата им, в резултат на изпълнение на функциите на съда, в качеството му на орган на съдебната власт, съгласно чл. 17, ал. 1 от ЗЗЛД;
до Комисията за защита на личните данни или до съда в останалите случаи, както и да обжалват актовете и действията на администратора на лични данни по реда на чл. 38-40 ЗЗЛД;

Значение на предоставените личните данни

Окръжен съд - Шумен обработва лични данни, като задължително изискване за изпълнение на правомощията и законовите си задължения. Непредоставянето на личните данни в тези случаи препятства възможността за предприемане на действия по подадени искания.

От какви източници се получават лични данни

Обработваните от Окръжен съд - Шумен лични данни се предоставят от физически или юридически лица, за които се отнасят, в предвидените от нормативен акт случаи.

Задължение на субекта на данни, да предоставя лични данни на администратора.

Във връзка с извършване на правораздавателната дейност на Окръжен съд – Шумен, предоставянето на лични данни се извършва със сезирането му и е елемент от определените в приложимия процесуален закон изисквания за редовност на документа, с който се сезира съда. Непредоставянето на определена информация за физическата идентичност на лицето може да има за последица оставяне на делото без движение. Когато личните данни не са предоставени от субекта на данни, Окръжен съд - Шумен ги събира от публично достъпни или частни източници – от другата страна по делото, от НБД „Население“ по реда на Наредба № 14/2009 г. за реда и начина за предоставяне на достъп на органите на съдебната власт до Регистъра на населението – НБД „Население“, от НАП по реда на Споразумение за взаимодействие във връзка с осигуряването на достъп на органите на съдебната власт до електронни услуги на Националната агенция за приходите между НАП и ВСС. При обработване на лични данни от Окръжен съд - Шумен в контекста на правораздавателната дейност за целите на предотвратяването, разследването, разкриването или наказателното преследване на престъпления или изпълнението на наказания, включително предпазването от заплахи за обществения ред и сигурност и тяхното предотвратяване, не се прилага принципа за прозрачност. При отказ на администратора да предостави информация на субектите на данни в посочените случаи, последните могат да упражнят правата си на информация, достъп до данните, коригиране, допълване, изтриване или ограничаване на обработването, чрез ИВСС.

Връзки към други уебсайтове

Тази политика за поверителност не покрива препратките в сайта на Окръжен съд - Шумен към други уебсайтове. Препоръчваме Ви да прочетете декларациите за поверителност на другите уебсайтове, които посещавате.

Промени в политиката за поверителност

При промяна на нормативната уредба запазваме правото да променяме политиката си по поверителност.